Tupoksi Dinas

Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Asahan Nomor 7 Tahun 2016  tentang Pembentukan Perangkat Daerah Kabupaten Asahan dan Peraturan Bupati Asahan Nomor  34 Tahun 2016 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan  Kabupaten Asahan, bahwa tugas pokok dan fungsi Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Asahan adalah membantu Bupati Asahan dalam rangka menyelenggarakan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah dalam bidang perpustakaan dan kearsipan.

Tugas dan Fungsi Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Dalam melaksanakan tugas tersebut, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Asahan mempunyai fungsi:

  1. mengkoordinasikan penyusunan rencana dan program kerja Dinas;
  2. merumuskan kebijakan umum serta menyelenggarakan administrasi di bidang perpustakaan dan kearsipan;
  3. menyediakan dukungan kerjasama antar Kabupaten/Kota;
  4. melakukan pengendalian terhadap pelayanan umum dan rekomendasi;
  5. membina bawahan dalam pencapaian program Dinas;
  6. mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pada tahun berjalan;
  7. melaksanakan pembinaan umum dan pembinaan teknis;
  8. melaksanakan sistem pengendalian intern; dan
  9. melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Asahan dibantu oleh :

 

  1. Sekretaris

Sekretaris mempunyai fungsi :

  1. mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan program dan penyelenggaraan tugas-tugas bidang secara terpadu dan tugas pelayanan administratif;
  2. mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dalam bidang umum yang meliputi pembinaan, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana, hukum, kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, perlengkapan dan kepegawaian di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  3. mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dalam bidang keuangan yang meliputi pelaksanaan penyusunan anggaran, pembukuan keuangan baik masukan maupun pengeluaran dan mempersiapkan laporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban keuangan;
  1. mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dalam bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan kegiatan yang meliputi pengumpulan data statistik bahan perumusan rencana dan program;
  2. mengkoordinasikan penyusunan Renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  3. mengkoordinasikan penyusunan Laporan Kinerja di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan; dan
  4. melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.

 

 

  1. Kepala Sub Bagian Umum

Kepala Sub Bagian Umum mempunyai fungsi :

  1. melakukan penyusunan rencana dan anggaran Sub Bagian Umum;
  2. melakukan urusan rencana kebutuhan dan usulan pengembangan pegawai;
  3. melakukan urusan mutasi, tanda jasa, kenaikan pangkat, pemberhentian dan pensiun pegawai;
  4. melakukan urusan tata usaha kepegawaian, disiplin pegawai dan evaluasi kinerja pegawai;
  5. melakukan urusan tata usaha dan kearsipan;
  6. melakukan urusan rumah tangga, keamanan dan kebersihan;
  7. melakukan urusan kerja sama, hubungan masyarakat dan protokol;
  8. melakukan evaluasi kelembagaan dan ketatalaksanaan.
  9. melakukan telaahan dan penyiapan penyusunan peraturan perundang-undangan;
  10. melakukan penyusunan Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU) dan Rencana Pemeliharaan Barang Unit (RPBU);
  11. melakukan penyiapan bahan penatausahaan dan inventarisasi barang;
  12. melakukan penyiapan bahan administrasi pengadaan, penyaluran, penghapusan dan pemindahtanganan barang milik negara;
  13. melakukan penyiapan penyusunan laporan dan administrasi penggunaan peralatan dan perlengkapan kantor;
  14. melakukan urusan akutansi, dan verifikasi keuangan;
  15. melakukan urusan perbendaharaan, pengelolaan penerimaan negara bukan pajak, pengujian dan penerbitan surat perintah membayar;
  16. melakukan urusan gaji pegawai;
  17. melakukan administrasi keuangan;
  18. melakukan penyiapan pertanggungjawaban dan pengelolaan dokumen keuangan;
  19. melakukan penyusunan laporan keuangan; dan
  20. melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.

 

  1. Kepala Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi Dan Pelaporan

Kepala Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi Dan Pelaporan mempunyai fungsi :

  1. melakukan penyusunan rencana dan anggaran Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan;
  2. melakukan penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan rencana, program dan kegiatan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang meliputi penyusunan Rencana Strategis (Renstra), Rencana Kerja (Renja) dan dokumen perencanaan lainnya;
  3. melakukan penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan anggaran di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  4. melakukan penyiapan bahan penyusunan pedoman teknis pelaksanaan kegiatan tahunan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  5. melakukan penyiapan bahan penyusunan satuan biaya, daftar isian pelaksanaan anggaran, petunjuk operasional kegiatan, dan revisi anggaran;
  6. melakukan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data dan statistik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  7. melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  8. melakukan penyusunan pelaporan kinerja di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  9. melakukan penyusunan pelaporan dan pendokumentasian kegiatan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  10. melakukan penyiapan bahan pemantauan tidak lanjut laporan hasil pengawasan dan penyelesaian; dan
  11. melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.

 

  1. Kepala Bidang Perpustakaan

Kepala Bidang Perpustakaan mempunyai fungsi :

  1. mengkoordinasikan rencana dan program kerja Bidang;
  2. mengkoordinasikan pelaksanaan layanan jasa perpustakaan dan informasi layanan kerjasama perpustakaan dan otomasi, layanan bibliografi dan literatur;
  3. mengkoordinasikan pelaksanaan upaya peningkatan minat dan budaya baca melalui promosi perpustakaan, sosialisasi dan bimbingan tentang pemanfaatan dan penggunaan perpustakaan dokumentasi dan informasi;
  4. memasyarakatkan dan meningkatkan minat baca masyarakat melalui kerjasama antar instansi/lembaga terkait;
  5. melaksanakan silang layan perpustakaan;
  6. melaksanakan Pelestarian Bahan Pustaka; dan
  7. melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.

 

  1. Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan

Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan mempunyai fungsi :

  1. menyusun serta megkoordinasikan rencana dan program kerja Seksi;
  2. melaksanakan kebijakan di bidang pendidikan dan pelatihan, penelitian serta pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan;
  3. melaksanakan kerjasama antara instansi dan lembaga terkait dalam rangka pembinaan perpustakaan;
  4. menyelenggarakan pembinaan dan pengawasan kearsipan dilingkungan pemerintah provinsi, kabupaten,kota, instansi vertikal, swasta dan perorangan;
  5. melaksanakan pemasyarakatan jabatan fungsional pustakawan, penilaian angka kredit dan akreditasi jabatan fungsional pustakawan;
  6. melaksanakan pembinaan teknis terhadap perpustakaan khusus/instansi, perguruan tinggi, sekolah dan perpustakaan umum (kabupaten/kota, kecamatan, desa dan rumah ibadah);
  7. melaksanakan analisis, pembinaan dan bimbingan sumber daya manusia di bidang perpustakaan;
  8. mengumpulkan, mengolah data menjadi data dasar perpustakaan dan nomor pokok perpustakaan serta menginformasikan data semua jenis perpustakaan;
  9. melaksanakan kerjasama antara instansi dan lembaga terkait dalam rangka pembinaan perpustakaan;
  10. melaksanakan kerjasama pendidikan dan pelatihan teknis dibidang perpustakaan;
  11. melaksanakan penilaian angka kredit jabatan fungsional pustakawan dan akreditasi jabatan fungsional pustakawan; dan
  12. melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.

 

  1. Kepala Seksi Pelayanan Perpustakaan

Kepala Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai fungsi :

  1. menyusun serta mengkoordinasikan rencana dan program kerja Seksi;
  2. melaksanakan layanan sirkulasi, referensi/rujukan, ekstensi dan layanan multimedia;
  3. melaksanakan konsultasi teknis layanan perpustakaan, kerjasama layanan perpustakaan, memasyarakatkan minat dan budaya baca melalui kegiatan promosi perpustakaan;
  4. memasyarakatkan dan meningkatkan minat baca masyarakat melalui kerjasama antar instansi/lembaga terkait;
  5. menyediakan bahan pustaka, melaksanakan penyusunan dan penataan koleksi, melaksanakan stock opname secara periodik dan penataan denah ruang layanan;
  6. melaksanakan pendataan, pengolahan dan pelaporan statistik perkembangan layanan perpustakaan; dan
  7. melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.

 

  1. Kepala Seksi Pengelolaan Perpustakaan

Kepala Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai fungsi :

  1. menyusun rencana dan program kerja Seksi;
  2. melaksanakan kerjasama dengan instansi yang terkait dengan Karya Cetak dan Karya rekam serta pedoman dan peraturan lainnya;
  3. melaksanakan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka;
  4. melaksanakan inventarisasi, pengolahan karya cetak dan karya rekam serta melestarikan terbitan daerah untuk dimanfaatkan oleh masyarakat;
  5. merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan pemeliharaan, perawatan, pengawetan, perbaikan, penjilidan, reproduksi bahan pustaka;
  6. melaksanakan konsultasi teknis konservasi/pelestarian bahan pustaka;
  7. melaksanakan pendataan, pengolahan dan pelaporan statistik kegiatan pelestarian bahan pustaka;
  8. mendata seluruh penerbit karya cetak dan karya rekam baik terbitan pemerintah, swasta maupun perorangan yang ada didaerah;
  9. melaksanakan penerimaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan/pelestarian dan pemanfaatan terbitan daerah sebagai hasil budaya bangsa baik tertulis, tercetak maupun terekam;
  10. melaksanakan penyusunan dan penataan koleksi Deposit;
  11. melaksanakan penyusunan dan penataan bibliografi daerah, karya cetak dan karya rekam, indek artikel/majalah, abstrak penelitian, kliping koran/majalah, katalog induk daerah dan literatur sekunder lainnya;
  12. melaksanakan kerjasama penerbitan buku, majalah dan media informasi lainnya mengenai Asahan dengan pihak terkait;
  13. melaksanakan seleksi bahan pustaka baik terbitan daerah maupun umum, pengadaan semua jenis bahan pustaka sesuai kebutuhan pemakai jasa perpustakaan;
  14. melaksanakan inventarisasi bahan pustaka dan klasifikasi, ketalogisasi deskripsi, tajuk subyek bahan pustaka baik terbitan daerah maupun umum sesuai sistem/metode yang diberlakukan;
  15. melaksanakan pengolahan, kelengkapan supplies kartu buku sampai buku siap dilayankan, penyimpanan dan pelestarian terbitan daerah baik tertulis, tercetak maupun terekam; dan
  16. melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan. 
    1. Kepala Bidang Kearsipan

Kepala Bidang Kearsipan mempunyai fungsi :

  1. menyusun rencana dan program kerja bidang;
  2. menyelenggarakan pelaksanaan program penilaian dan penyusutan arsip in aktif;
  3. meyelenggarakan telaahan persetujuan jadwal retensi dan pemusnahan arsip;
  4. menyelenggarakan pengelolaan arsip in aktif dan statis;
  5. menyelenggarakan penyusunan dan pengelolaan daftar Pertelaan dan daftar inventaris arsip;
  6. menyelenggarakan pelaksanaan program pemeliharaan dan perawatan arsip dinamis dan statis;
  7. menyelenggarakan pelaksanaan layanan dan publikasi arsip;
  8. menyelenggarakan alih media arsip;
  9. melaksanakan kebijakan di bidang pendidikan dan pelatihan, penelitian serta pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan arsip;
  10. melaksanakan kerjasama antara instansi dan lembaga terkait dalam rangka pembinaan perpustakaan;
  11. menyelenggarakan pembinaan dan pengawasan kearsipan dilingkungan pemerintah provinsi, kabupaten,kota, instansi vertikal, swasta dan perorangan;
  12. menyelenggarakan kajian dan pengembangan sumber daya kearsipan;
  13. menyelenggarakan kajian produk hukum kearsipan;
  14. menyelenggarakan telaahan arsip tertentu yang bersifat terbuka dan atau tertutup;
  15. melaksanakan pemasyarakatan jabatan fungsional arsiparis, penilaian angka kredit dan akreditasi jabatan fungsional arsiparis; dan
  16. melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.

 

  1. Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan

Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai fungsi :

  1. menyusun rencana dan program kerja Seksi;
  2. menilai prestasi kerja bawahan; melaksanakan, menyusun, perumusan bidang pendidikan dan pelatihan sumber daya arsip, dan calon arsiparis;
  3. melaksanakan analisis, pembinaan dan bimbingan sumber daya manusia di bidang arsip;
  4. melaksanakan pembinaan dan pengawasan kearsipan dilingkungan pemerintah Provinsi, Kabupaten/Kota, instansi vertikal, swasta dan perorangan; melaksanakan pengkajian produk hukum kearsipan;
  5. melaksanakan pembinaan dan pengembangan sumber daya kearsipan;
  6. mengumpulkan, mengolah data menjadi data dasar serta menginformasikan data semua jenis arsip;
  7. melaksanakan kerjasama antara instansi dan lembaga terkait dalam rangka pembinaan arsip;
  8. melaksanakan kerjasama pendidikan dan pelatihan teknis dibidang arsip;
  9. melaksanakan penilaian angka kredit jabatan fungsional Arsiparis dan akreditasi jabatan fungsional arsiparis;
  10. melaksanakan kerjasama dengan berbagai lembaga dalam dan luar negeri di bidang pembinaan dan pengembangan arsip, dokumentasi dan informasi;
  11. melaksanakan kerjasama dengan dinas, badan dan lembaga terkait dalam bidang penelitian, pengembangan sistem Kearsipan, pengkajian, informasi dan dokumentasi;
  12. melaksanakan evaluasi terhadap semua jenis kearsipan; dan
  13. melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.

 

  1. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip

Kepala Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai fungsi :

  1. menyusun rencana dan program kerja seksi;
  2. melaksanaan pengelolaan arsip in aktif dan statis;
  3. melaksanakan penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip;
  4. menyusun telaahan persetujuan jadwal retensi dan pemusnahan arsip;
  5. menerima, menata dan mendiskripsi arsip;
  6. melaksanakan pemeliharaan dan perawatan arsip;
  7. menyusun skema pengaturan dan penyimpanan arsip;
  8. memberikan layanan arsip;
  9. melaksanakan manuver berkas arsip;
  10. melaksanakan pengelolaan daftar pertelaan dan daftar inventaris arsip;
  11. memberikan layanan dan jasa teknis kearsipan;
  12. melaksanakan publikasi kearsipan;
  13. melaksanakan jaringan informasi kearsipan;
  14. menerbitkan naskah sumber arsip;
  15. melaksanakan alih media arsip;
  16. melaksanakan pameran dan pemasyarakatan kearsipan; dan
  17. melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.

 

  1. Kepala Seksi Pelestarian dan Pendataan Arsip-arsip

Kepala Seksi Pelestarian dan Pendataan Arsip - Arsip mempunyai fungsi :

  1. menyusun rencana dan program kerja Seksi;
  2. melaksanakan penilaian penyerahan arsip;
  3. melaksanakan koordinasi dan kerjasama kearsipan dengan lembaga-lembaga negara/pemerintah, pemerintah provinsi, kabupaten/kota, BUMN, BUMD, swasta dan perorangan serta lembaga kearsipan luar negeri;
  4. melaksanakan akuisisi arsip;
  5. melaksanakan fumigasi arsip;
  6. melaksanakan pemilahan, penyiangan dan pemberkasan arsip;
  7. membuat DPAS (Daftar Pertelaan Arsip Sementara), penyerahan arsip;
  8. melaksanakan penelusuran arsip;
  9. melaksanakan reproduksi arsip;
  10. melaksanakan restorasi dan konservasi arsip;
  11. melaksanakan pengujian bahan-bahan restorasi dan konservasi arsip;
  12. melaksanakan pemeliharaan dan perawatan arsip;
  13. melaksanakan hunting (pelacakan) Karya Cetak dan Karya Rekam terbitan Asahan/mengenai Asahan; dan
  14. melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.